Armazenamento, inventários e validades.

É de extrema importância saber gerir as matérias primas nos armazéns. Esta é uma etapa fulcral para se ter controlo nos inventários, bem como nas validades dos mesmos.

Saber acomodar as matérias primas por famílias e ter em atenção às quantidades. Ou seja, criar marcos para se saber quando se deve encomendar; criar stocks mínimos e máximos.

Pode-se criar marcos ao pintar na parede uma linha vermelha, ao estar visível, significa que se atingiu o stock mínimo. Desta forma deve-se encomendar conforme o histórico das vendas dessa matéria prima específica. Para se controlar as encomendas aconselha-se a criar uma base de dados. O papel dos fornecedores é deveras importante, saber o tempo de aprovisionamento e a sua fiabilidade. Ter sempre um fornecedor principal e um secundário, para o caso de o primeiro falhar por algum motivo.Desta forma não se prejudica a operação.

Os inventários devem ser o mais fidedigno possível. Deverá ocorrer mensalmente, dependendo do tamanho da operação.

As requisições devem ser sempre feitas através de uma folha própria. Nelas aponta-se as quantidades necessárias e as quantidades entregues. Este registo deve estar informatizado, para ajudar nos inventários e nas encomendas.Criando no sistema um stock mínimo.

A verificação das validades deverá ser mensal, criando um documento com as matérias primas que terminam nesse mês. No armazenamento deve-se ter em conta as validades, utilizando o sistema first in first out (FIFO)ou Last in first out (LIFO) conforme a matéria prima em questão. No método do LIFO, são produtos em que a sua validade é maior (leite, massas, enlatados,etc.) e no método FIFO a sua validade é menor como é o caso dos produtos frescos (peixe,carne, legumes, verduras,etc.).

No carregamento dos frios deve-se sempre retirar todos os produtos e colocar os novos no fundo ou por baixo. No armário dos naturais o processo é o mesmo, ou seja, retirar todos os produtos e colocar os novos no fundo. É importante verificar as validades dos mesmos, inclusive comparar as datas entre os que já existiam com os novos, ao mesmo tempo que se aponta numa folha as suas validades. Esta folha deve estar visível e verificar a mesma duas a três vezes por semana. Desta forma evita-se ter produtos fora da validade expostos.